7月 022015
 

因为某个原因,每年这个时候都会收到数十篇来自律师的投稿。这三年下来算是看到了不少律师文章的电子版,文章的质量与“学术规范”暂且不论,单就电子版的格式一点来说,对(大)部分律师的排版工作我实在是不敢恭维。无法想象将这样质量的诉讼文书如果发送给法官或书记员,法官或书记员打开电子版后会是何种心情。

挑选了几个律师们普遍存在的格式问题,这些问题无一不是琐碎的小问题,但对于阅读文件的人来说会严重影响“用户体验”。另外,这些问题与个人的审美没有关系,我会尽量抛弃自己对部分字号、字体的偏见。

一、标题居中

标题是读者首先看到的内容,也是一篇文章字号最大的一组文字,往往还会加黑或使用黑体予以醒目提醒。因此,确保标题的规范是一篇文章的“头等大事”。

毫无疑问,标题需要居中,但如何居中律师们有不同的选择。就我见过的,大致有这么几种情况:

(1)空格居中法,在标题前点空格确保文章标题位于页面中央,尤其是在标题较长的情况下,点几个空格就可以让文章标题居中。这样的缺点在于闲置了Office软件中强大的居中功能,并且不能保证绝对居中,只能依赖于感觉进行操作。

(2)标尺居中法,利用Office软件中的标尺功能将文章标题置于正中。这样同样是依赖于个人的感觉以及眼神的精准程度,不能保证精度。

(3)呃……这一种我不知道该如何简称(如下图),简单的说就是在使用了标尺功能后又点击了Office自带的居中功能(Ctrl+E),这种情况常见于对一篇文章进行多次格式修订后,或者有一定办公软件基础的用户。问题在于这样居中并非真正的居中,而是在缩进基础上的居中,标题位置会向右偏移。

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简单来说,标题居中应该在保证没有对文字进行缩进的情况下使用Office软件中自带的自带的居中功能(Ctrl+E)。

二、开头空两格

文章的开头空两格是小学生都知道的常识,但是在电脑上如何实现却成了问题。最简单的实现方法就是在每段开头敲四个空格,但这样的问题是需要在每一段开头都如此操作,点击四下空格键,问题在于有时候可能敲了三下,有时候可能敲了五下,这并没有明显的区别,但开头空两格却无法准确实现。

托拉标尺也可以实现开头空两格,但除非是有着超乎常人的手感,否则准确空上两格几乎是不可能完成的任务。

空两格的标准方法是在“段落”中的特殊格式里选择“首行缩进”“2字符”。因为软件的不同,有时缩进值会以厘米为单位,这时就需要手动输入“字符”两个字。这样操作,可以保证在大多数情况下段落准确空上两行。

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三、行间距

行间距空多少完全可以凭个人喜好来使用,通常会使用“单倍行距”或是“1.5倍行距”,这都不是问题。问题部分律师在一篇文章中所使用的行间距不统一,部分段落使用12磅的行间距,部分段落又使用1.5倍行距,这样导致整篇文章看上去“松紧不一”,会有一种无序的感觉。

另外,值得注意的是脚注中的行间距,通常脚注默认的行间距是没有问题的,但如果是从其他地方复制来的文字,有时会导致脚注行间距过大,反而喧宾夺主。

四、文字颜色

文章中文字的颜色本来没什么好说的,使用黑色即可。但是,部分律师文字的颜色竟然不是黑色,而是与黑色看上去十分近似的灰色,还有部分文章的文字是带有浅灰色的背景的。这些问题虽然不仔细看很难发现,但放到大量的文章中同时查看,很容易感觉到这种文字的诡异之处。

究其原因,是因为这些文字是从网页上复制而来,网页的设计师为了用户阅读的方便,往往不会使用纯正的白底黑字,有时会使用灰色背景以减轻阅读压力。从这些网页复制而来的文字,如果不加以处理,很容易会和文件中的其他文字存在格式上的差异。

五、页码

在大多数律师发来的文章中,是看不到页码的。当然页码也不是必须的,只是影响用户体验而已,可以方便读者定位有关内容。严格说起来,任何超过一页的文件都应该加上页码以方便读者,而且这只是举手之劳。

总结

格式说起来是一个小问题,但无疑可以影响到读者的心情,在看了大量格式不统一或者不规范的文章后,突然打开一篇格式标准、统一的文章,实在是有一种“眼前一亮”的感觉,对文章的评价也会不自觉就上升了几个台阶。如果是向法庭提交的正式的法律文件,那么格式规范只是最起码的要求了。

(本文另发于“无讼阅读”)

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